Eigen initiatief van franchisenemers: verrijking of vervuiling?

Franchise betekent vooral dat de franchisenemers de formule zo opvolgen zoals deze is bedoeld. Maar we
hebben te maken met ondernemers die lokaal kansen zien en deze ook willen benutten. Hoe veel laat je toe als
franchisegever en wanneer is het tijd om een initiatief een halt toe te roepen?

“Een franchisenemer koopt in bij een lokale groothandel omdat hij/zij dat gemakkelijker vindt, wij hebben hier
geen afspraken mee gemaakt. We twijfelen aan de kwaliteit van deze leverancier en bovendien schaadt dit de
afspraken met onze huisleverancier”

Bovenstaand voorbeeld laat zien dat vervuiling van de formule snel ontstaat en schade kan opleveren. Als
franchisenemers iets ondernemen buiten de formule kom je daar altijd achter. Een gesprek is nodig om te
kijken wat de achterliggende motivatie is en hoe de franchiseorganisatie hiermee wil omgaan. Daarbij laat je
altijd het uitgangspunt van ‘uniform’ belang meewegen.

Communicatie tussen franchisorganisatie en franchisenemers: duidelijkheid voorkomt discussie

Een transparante communicatie is nodig, hoe communiceren we met elkaar, wanneer en vooral hoe worden
besluiten genomen? Uitleggen waarom we de dingen wel of niet doen geeft duidelijkheid. Goede ideeën die in
het algemeen belang bruikbaar zijn zorgen ervoor dat een franchiseconcept zich blijft ontwikkelen vanuit de
werkvloer en in het belang van de formule.

“We werken door heel Nederland, we zien dat er in sommige regio’s behoefte is aan de ‘streeklekkernij’, op
aanraden van de franchiseraad hebben we hier met elkaar voor gekozen zodat nu elke vestiging iets unieks op
de kaart heeft staan”.

Valkuil franchiseorganisaties: het niet delen van relevante (volledige) informatie

Deelnemen aan een franchiseformule betekent dat de franchisenemer zich houdt aan de afspraken en vooral
aan de informatieplicht. In de praktijk zien we dat de franchisegever niet altijd goed weet wat er echt speelt in
de vestigingen. Zodra een franchisenemer de eerste signalen vertoont waarbij hij/zij zich onttrekt aan de
verantwoordelijkheden is het zaak om er dieper in te duiken.

Vooral bij beginnende franchiseformules zien we het fenomeen “mantel der liefde”. Dit betekent te veel
uitgaan van het goede, het negeren van signalen en denken dat het wel goed komt en iemand op zijn/haar
woord vertrouwen en te veel tijd geven. Dit is de grootste valkuil. Een gesprek is niet vrijblijvend, het is een
formeel moment waar informatie wordt gedeeld zodat de franchisegever zich kan houden aan de zorgplicht en
de franchisenemer open kaart speelt. De gemaakte afspraken dien dan altijd goed vastgelegd te worden zodat
duidelijk is wie, wat en wanneer actie ondernomen wordt. Op die manier kan op tijd hulp geboden worden.
Juist bij franchise staat de ondernemer er niet alleen voor maar dan wel met openheid van zaken vanuit beide
kanten.

“Het viel ons al op dat de franchisenemer de afspraken met ons steeds last minute afzegde, ja wat kan je
zeggen als iemand zegt dat hij/zij ziek is. Achteraf kwamen we er achter dat er te veel geld privé werd
opgenomen en rekeningen niet meer betaald werden, hadden we dit kunnen voorkomen dan had dit ons en de
franchisenemer veel ellende bespaard”.

Het niet delen van (volledige) informatie is de valkuil van elke franchiseformule, het kan daarbij
gaan om:

• Inkoop: de franchisenemer koopt in bij andere partijen en deelt dit niet met de franchisegever.
• Betalingsproblemen, de franchisenemer schaamt zich en laat de schulden oplopen en/of deelt niet de
  winst-, en verliesrekening en/of de jaarrekening.
• Personeelsproblemen, de franchisenemer heeft moeite met het aantrekken en/of behouden van
  medewerkers.
• Privé problemen, de franchisenemer heeft te maken met privé problemen welke impact hebben op
  het ondernemerschap.
• Privé opnames, de franchisenemer neemt structureel te veel geld op uit de zaak.

Goede begeleiding is geen luxe, maar noodzaak bij franchise

Als franchiseorganisatie dien je hier scherp op te zijn en dit soort problemen te voorkomen. Dit betekent een
goede voorlichting bij de start, de communicatieprocedures naleven en opvolgen en vooral durven te
confronteren als het nodig is.

Hoe zorg je voor een goede begeleiding binnen een franchiseorganisatie:

1. Regelmatig fysieke gesprekken voeren (minimaal één keer per kwartaal).
2. De actuele cijfers bespreken, voortgang en inzicht meegeven.
3. Controle op de formule en daarover afspraken/verbeteringen vastleggen.
4. Ondersteuning geven en regelmatig evalueren door middel van tevredenheidsonderzoek.
5. Bij uitzonderingen, de afspraak goed vastleggen (wat, tot wanneer en evaluatiemoment).
6. Het dossier bijhouden.
7. Open communicatie en inspraak.
8. Niet uitgaan van aannames/speculaties maar feitelijke gegevens.
9. De startende franchisenemer opleiden en inzicht geven in cijfers en de KPI’s.
10. De ervaren franchisenemer betrekken bij de groei van de formule.

“We hebben gekozen voor volledige transparantie, de franchisenemer weet wanneer we langskomen en welke
informatie wordt besproken, we kijken niet alleen naar de cijfers maar ook naar de lokale kansen. Juist bij
starters moet je er het eerste jaar veel tijd instoppen, alles is nieuw. De formule, de belastingaangiftes,
administratie en het aansturen van medewerkers, de startersopleiding heeft ons daarbij ook heel erg geholpen.

Hoe vind je de juiste balans binnen franchise?

Franchise draait om de juiste balans met elkaar vinden: ruimte geven waar het kan, bijsturen waar het moet en
altijd in gesprek blijven. Door scherp te zijn op communicatie, informatie en begeleiding blijft de formule
gezond en toekomstbestendig voor zowel franchisegever als franchisenemer.

Wil je eens sparren over franchisebegeleiding, formuletrouw, of het inrichten van een startersopleiding of het opzetten van een goede communicatiestructuur binnen jouw franchiseorganisatie? Neem dan gerust vrijblijvend contact met
ons op. We denken graag met je mee.